تخطط The Big Agency للفعاليات وتنتجها وتغطيها في عمّان وأنحاء الأردن: فعاليات الشركات والمؤتمرات، وحفلات إطلاق المنتجات، والافتتاحات، والتفعيلات التسويقية للعلامات. فريق واحد يكتب الخطة وجدول سير الفعالية، وينسّق مع القاعة والموردين التقنيين، ويصمم هوية الفعالية ودعواتها، ويدير اليوم في الموقع، ويصوّره فوتوغرافياً وبالفيديو ويبثه مباشرة.
الفعالية إنتاج بلقطة واحدة: لا فرصة ثانية للدقيقة الأولى. لذلك نخطط لها كما نخطط لتصوير، وندير يومها كما يُدار بث مباشر، ونحتفظ بكل ما تنتجه من محتوى.
الهدف والجمهور والشكل والميزانية تُكتب قبل حجز أي شيء. ثم جدول سير (Run-of-show) يوقّت اليوم دقيقة بدقيقة — الوصول والكلمات وتبديلات المسرح والاستراحات — ليعمل كل مورّد وكل متحدث من الورقة نفسها.
02
القاعة والموردون والإنتاج التقني
ترشيح القاعة وحجزها، والمسرح والصوت والإضاءة وشاشات LED والأثاث، بالتنسيق مع موردين تقنيين نعمل معهم وبتأكيد مكتوب. تتعامل مع جهة تواصل واحدة بدل ستة موردين على ستة أرقام هواتف.
03
هوية الفعالية والدعوات والتسجيل
هوية بصرية للفعالية، وخلفية المسرح ومحتوى الشاشات، واللوحات الإرشادية، والبطاقات والمطبوعات، إضافة إلى دعوات رقمية فيها تأكيد الحضور وخريطة وعدّاد تنازلي ورابط إضافة إلى التقويم — بالعربية والإنجليزية.
04
إدارة يوم الفعالية في الموقع
مدير فعالية وطاقم في الموقع من التجهيز حتى مغادرة آخر ضيف: مواعيد وصول الموردين، وإدارة المسرح، واستقبال الضيوف وتسجيلهم، والالتزام بتوقيت جدول السير، واتخاذ القرار في مكانه حين يتغيّر شيء.
05
تصوير فوتوغرافي وفيديو بعدة كاميرات وبث مباشر
تصوير فوتوغرافي للفعالية، وتصوير فيديو بعدة كاميرات للمسرح والقاعة، وبث مباشر على يوتيوب أو فيسبوك أو لينكدإن أو رابط خاص حين يكون الجمهور أوسع من القاعة. وتُسجَّل جلسات المتحدثين بصوت نظيف ليمكن نشرها لاحقاً.
06
تسويق الفعالية والمحتوى بعدها
محتوى تشويقي وترويج مدفوع قبل الفعالية، وصور مختارة ومقاطع قصيرة أثناءها، وبعدها فيلم ملخّص ونسخ عمودية وملخص مكتوب لما أنتجته الفعالية.
لماذا تكون التغطية جزءاً من خطة الفعالية لا ما بعدها
كثير من الفعاليات في عمّان يخطط لها مورّد ويصوّرها مورّد آخر حُجز قبل أسبوع. والنتيجة متوقعة: الكاميرا توضع حيث يوجد مكان، وإضاءة المسرح صُممت للقاعة لا للعدسة، وميكروفون المتحدث غير موصول بأي شيء يستطيع الطاقم تسجيله.
وحين يخطط الفريق نفسه للفعالية ويغطيها، تُتخذ هذه القرارات معاً. أماكن الكاميرات موجودة في مخطط القاعة، والإضاءة تخدم القاعة والتسجيل معاً، ومكتب الصوت يرسل إشارة نظيفة إلى الكاميرات والبث، وقائمة اللقطات تُكتب من جدول السير. فتكون الفعالية أفضل في يومها، ويبقى ما تتركه صالحاً للاستخدام لأشهر.
ما نحتاجه منك للبدء
الرسالة الأولى المفيدة تجيب عن أربعة أسئلة. وإن بقي بعضها مفتوحاً نساعدك في حسمه، لكن الخطة تتقدم حينها أبطأ.
التاريخ أو نطاق التواريخ، والمدينة أو القاعة إن كانت محددة.
هدف الفعالية في جملة واحدة، ومن هم الضيوف.
عدد الضيوف التقريبي ونطاق الميزانية.
هل تحتاج إدارة الفعالية كاملة، أم التغطية والمحتوى فقط.
آلية العمل
من البريف إلى فيلم الملخّص
يتغير نطاق العمل حسب المشروع لكن التفكير يبقى مركزًا وواضحًا.
01
البريف والهدف والميزانية
نبدأ مما يجب أن تحققه الفعالية — إطلاق يصل إلى الصحافة، أو مؤتمر يولّد عملاء محتملين، أو افتتاح تمتلئ قاعته — ومن قائمة الضيوف والميزانية. ومن هنا تُكتب الخطة ويُكتب عرض السعر.
02
الإنتاج والموردون والبروفة
القاعة والمسرح والصوت والإضاءة والشاشات والهوية والدعوات تُحجز وتُؤكَّد كتابةً. ويُثبَّت جدول السير قبل أسبوع، وتُجرى بروفة تقنية قبل فتح الأبواب.
03
اليوم نفسه ثم المحتوى
ندير اليوم في الموقع ونغطيه لحظة بلحظة. وتُنشر صور ومقاطع مختارة في اليوم نفسه حين يكون ذلك ضمن النطاق، ثم يأتي فيلم الملخّص ومجموعة الصور كاملة، وكل ملف يُسلَّم باسمك.
تنظيم وإنتاج وتغطية كاملة — أو التغطية والمحتوى فقط
مدة التحضير المعتادة
٦ إلى ٨ أسابيع للمؤتمر أو حفل الإطلاق أو الافتتاح؛ و٢ إلى ٣ أسابيع للتغطية فقط
المكان
عمّان وأنحاء الأردن؛ وتكاليف تنقل الطاقم خارج عمّان تظهر في عرض السعر
التغطية
تصوير فوتوغرافي، وفيديو بعدة كاميرات، وبث مباشر، وتسجيل جلسات المتحدثين
التسليم
صور ومقاطع مختارة في اليوم نفسه حين تكون ضمن النطاق؛ وفيلم الملخّص خلال ٥ إلى ١٠ أيام عمل
اللغات
العربية والإنجليزية — الدعوات والنصوص والشاشات واللوحات تُكتب كل لغة على حدة
الملكية
الصور والفيديو وملفات التصميم وبيانات التسجيل تُسلَّم باسمك
غير مشمول
إيجار القاعة والضيافة والإيجارات من أطراف أخرى — تظهر كبنود منفصلة في عرض السعر
ما الذي يحدد السعر
مشروعان بالاسم نفسه قد يختلفان أضعافاً في التكلفة. هذه هي المتغيرات التي تحرّك الرقم فعلاً، حتى تستطيع الحكم على أي عرض سعر يصلك — منّا أو من غيرنا.
عدد الضيوف والقاعة — يحددان حجم المسرح ونظام الصوت والطاقم ونقاش الضيافة.
مستوى الإنتاج: منبر وشاشة واحدة، أم مسرح مبني بجدران LED وتصميم إضاءة وتحكم بالعرض.
التغطية: كم مصوّراً وكم كاميرا، وهل تُبث الفعالية مباشرة، وكم من المحتوى يُمنتَج في اليوم نفسه.
حجم الهوية والطباعة: الخلفية والشاشات واللوحات والبطاقات والمطبوعات والدعوات الرقمية.
وقت التحضير — الفعالية التي أمامها ثمانية أسابيع للتخطيط أقل كلفة من الفعالية نفسها بثمانية أيام.
أرسل لنا نطاق العمل ويصلك عرض سعر مكتوب برقم ثابت، عادةً خلال يوم عمل واحد. ولا يتغير الرقم ما لم يتغير النطاق كتابةً.
أسئلة قبل أن تحجز فعاليتك
كم تكلفة تنظيم فعالية في عمّان؟
تعتمد التكلفة على عدد الضيوف والقاعة ومستوى الإنتاج وكم من اليوم يُصوَّر ويُبث، لذلك لا ننشر رقماً واحداً. نسعّر مقابل نطاق مكتوب، وتظهر تكاليف الأطراف الأخرى — إيجار القاعة والضيافة وإيجار المعدات — كبنود منفصلة، فترى بالضبط ما تدفع مقابله وتستطيع تعديل أي جزء منه.
كم من الوقت قبل الفعالية يجب أن نحجز؟
ستة إلى ثمانية أسابيع مدة مريحة لمؤتمر أو حفل إطلاق أو افتتاح، لأن القاعات الجيدة والموردين التقنيين يُحجزون مبكراً. أما التغطية وحدها — تصوير وفيديو وبث مباشر — فيمكن ترتيبها عادةً خلال أسبوعين إلى ثلاثة إن كان الموعد متاحاً.
هل تنظّمون الفعاليات أم تصوّرونها فقط؟
الاثنان. نستطيع إدارة الفعالية كاملة — الخطة والقاعة والموردين والهوية والدعوات واليوم نفسه — أو الانضمام إلى فعالية ينظمها طرف آخر كفريق التصوير والفيديو والبث المباشر والمحتوى. والنطاق المكتوب يحدد أيهما.
هل تستطيعون بث الفعالية مباشرة؟
نعم. نبث بعدة كاميرات مع إشارة صوت نظيفة من مكتب الصوت على يوتيوب أو فيسبوك أو لينكدإن أو رابط خاص. والعامل الذي يحدد الجودة هو خط إنترنت سلكي ثابت في القاعة، لذلك نختبره قبل يوم الفعالية لا فيه.
هل تعملون خارج عمّان — البحر الميت أو العقبة أو مدن أخرى؟
نعم. نخطط للفعاليات ونغطيها في أنحاء الأردن. وتكاليف سفر الطاقم وإقامته وتنقله تظهر في عرض السعر مسبقاً ولا تُضاف لاحقاً.
لمن تعود ملكية الصور والفيديو وقائمة الضيوف؟
لك أنت. الصور والفيديو وملفات المشروع والتصميم وبيانات التسجيل تُسلَّم باسمك، وتستطيع استخدامها في أي مكان دون الرجوع إلينا.
ما الذي يكمّل تنظيم الفعاليات
معظم المشاريع تجمع أكثر من خدمة. وهذه هي الخدمات التي تسير عادة إلى جانب هذه الخدمة، ولماذا.